Nos dias 27 e 28 de agosto, o Riocentro recebeu milhares de profissionais para o CIMI360, um dos grandes encontros do mercado imobiliário.

Para quem chegou ao evento, foram dois dias de conteúdo, negócios, encontros e experiências.

Para mim, aquele projeto havia começado cerca de sete meses antes.

Tudo começou em uma das primeiras reuniões com o CEO do CIMI360.

O CRECI-RJ seria anfitrião da edição realizada no Rio de Janeiro, e recebi do presidente do Conselho a missão de coordenar a participação institucional do CRECI-RJ no evento, com foco na estruturação e operação do nosso estande de 150 m² e nas ações que aconteceriam a partir daquele espaço, mantendo uma interface constante com a organização do CIMI360.

Naquele momento começava um projeto que iria muito além de montar um estande.

Um evento começa muito antes de as portas abrirem

Muitas decisões.

Tínhamos 150 m² dentro de um evento de grandes proporções.

Mas nosso desafio não era simplesmente ocupar aquele espaço.

Queríamos que ele tivesse vida.

Era necessário pensar na estrutura, no fluxo de pessoas, na programação, no conteúdo, na recepção, nos parceiros, na hospitalidade e em tudo o que faria alguém querer entrar, permanecer e participar.

Participei da construção da programação do estande junto à equipe, da organização do PodCRECI com o host e demais envolvidos, da articulação com convidados e parceiros, da distribuição de convites e das diferentes ações que aconteceriam naquele espaço.

O estande precisava funcionar como um verdadeiro ponto de encontro para os profissionais do mercado imobiliário.

E, como o CRECI-RJ era anfitrião da edição carioca, nossa participação também envolveu uma relação muito próxima com a organização do CIMI360.

Sempre que necessário, colaborávamos em demandas específicas para contribuir para que a experiência do evento no Rio de Janeiro acontecesse da melhor maneira possível.

Foi nesse processo que algo ficou ainda mais claro para mim:

um grande evento é construído por muitas pessoas, muitas especialidades e uma enorme quantidade de detalhes que o público provavelmente nunca verá.

Do estande ao Cristo Redentor

Algumas demandas estavam previstas desde o início.

Outras foram surgindo pelo caminho.

Além de tudo o que envolvia diretamente o espaço do CRECI-RJ, também colaboramos com demandas específicas da edição carioca, inclusive na busca e articulação de atrações para momentos do evento, como banda e escola de samba.

Mas houve uma ação que teve um significado muito especial para mim.

O primeiro dia do CIMI360, 27 de agosto, coincidia com o Dia do Corretor de Imóveis.

E por que não fazer o Rio de Janeiro também participar daquela celebração?

Surgiu a possibilidade de iluminar o Cristo Redentor em homenagem aos corretores de imóveis.

Fiz a solicitação, agendei a reunião para apresentar a proposta e conseguimos viabilizar a ação.

No dia 27 de agosto, enquanto profissionais de diferentes lugares do Brasil e do mundo estavam reunidos no Riocentro, um dos maiores símbolos do Rio de Janeiro também fazia parte daquela celebração.

Foi um daqueles momentos que me fizeram perceber que organizar uma participação em um grande evento não significa apenas pensar em estrutura.

É pensar em experiências, conexões e acontecimentos capazes de criar significado.

Hospitalidade também faz parte da experiência

Entre tantos desafios daquele projeto, havia outro que talvez passasse despercebido para quem entrava no estande do CRECI-RJ.

Queríamos receber bem as pessoas durante todo o evento.

E isso significava manter uma operação contínua de alimentação e bebidas para quem circulava pelo nosso espaço.

Café, água, refrigerantes, sucos, salgados e bolinhos precisavam estar disponíveis e sendo repostos ao longo do dia.

Quando alguém encontra uma mesa abastecida, pega um café, uma água gelada ou algo para comer, tudo parece muito simples.

Nos bastidores, não era.

Estávamos dentro de um pavilhão de eventos, sem a estrutura de uma cozinha profissional e com diversas limitações operacionais.

Era necessário pensar em abastecimento, armazenamento, conservação, reposição, organização e fluxo, enquanto todas as outras atividades do estande continuavam acontecendo simultaneamente.

Programação.

Entrevistas.

Convidados.

Parceiros.

Público entrando e saindo.

E a hospitalidade precisava continuar funcionando.

Diante das limitações, seria muito fácil simplesmente diminuir o que havíamos planejado.

Preferimos buscar soluções.

E fizemos acontecer.

Durante os dois dias, enquanto palestras, entrevistas, encontros e conversas aconteciam, havia uma operação funcionando nos bastidores para que quem chegasse ao espaço fosse bem recebido.

Talvez muita gente nem tenha percebido a complexidade disso.

E esse era justamente o objetivo.

Quando uma operação é bem planejada, o público percebe a experiência, não o esforço necessário para fazê-la funcionar.

Nem tudo acontece exatamente como planejamos

Quem trabalha com eventos sabe que planejamento é indispensável.

Mas também sabe que o planejamento precisa conviver com o imprevisto.

Durante a preparação e a montagem surgiram situações que exigiram ajustes, negociação e decisões rápidas.

Orçamento foi um desafio constante.

Logística também.

Houve mudanças de percurso e necessidades que apareceram quando o evento já estava muito próximo.

E é justamente nesses momentos que a capacidade de produção também é colocada à prova.

O evento tem data.

Tem horário.

As portas vão abrir.

Não existe a possibilidade de simplesmente deixar o problema para a semana seguinte.

É preciso avaliar, decidir e encontrar uma solução.

Talvez essa seja uma das características que mais me atraem nessa área: podemos passar meses planejando alguma coisa e, ainda assim, precisar resolver em minutos algo que nunca esteve previsto.

E então as portas se abriram

Depois de aproximadamente sete meses de trabalho, chegou o momento em que tudo aquilo que existia em reuniões, telefonemas, mensagens, plantas, planilhas e cronogramas passou a existir fisicamente.

E as pessoas chegaram.

O evento ficou cheio.

Nosso estande ganhou vida.

As conversas aconteceram.

O PodCRECI recebeu convidados.

A programação aconteceu.

Os parceiros participaram.

Profissionais circularam pelo espaço.

O café foi servido.

As pessoas se encontraram.

E aquilo que durante meses era planejamento virou experiência.

Os números ajudam a dimensionar o cenário em que tudo isso aconteceu.

A terceira edição do CIMI360 reuniu mais de 8,6 mil inscritos, incluindo aproximadamente 1,4 mil visitantes de 43 países.

Foram 64 expositores, 96 oficinas e mais de 100 debatedores e conferencistas, além da realização paralela do 11º Congresso Internacional da CILA.

Estar inserida na produção da participação do CRECI-RJ dentro de um evento dessa dimensão foi uma experiência que me trouxe muito mais do que aprendizado operacional.

Quando o evento termina, o trabalho ainda não acabou

Depois do evento, fiz questão de ouvir algumas pessoas.

Fiz uma pesquisa rápida para entender percepções e também procurei fornecedores e parceiros para agradecer pelo trabalho e pela parceria.

E recebi muitos agradecimentos de volta.

Pode parecer um detalhe pequeno diante de uma produção daquele tamanho.

Para mim, não é.

Eventos são feitos de estruturas, equipamentos, programação, alimentos, tecnologia, cronogramas e orçamento.

Mas são realizados por pessoas.

E relacionamento também faz parte da entrega.

Fornecedor não é apenas fornecedor.

Parceiro não é apenas parceiro.

Equipe não é apenas equipe.

Quando todos entendem o que precisa ser entregue e trabalham na mesma direção, o resultado aparece para o público.

Quando tudo terminou, ficou uma sensação difícil de explicar

Quando finalmente acabou, não senti apenas alívio.

Foi uma felicidade interna difícil de colocar em palavras.

Aquela sensação de olhar para tudo e pensar:

deu certo.

Lembrei da primeira reunião.

Dos meses de preparação.

Das mudanças.

Dos problemas resolvidos.

Dos telefonemas.

Dos fornecedores.

Dos parceiros.

Das pessoas da equipe.

E de todos aqueles detalhes que provavelmente ninguém que esteve ali chegou a imaginar que existiam.

Mas junto com essa felicidade surgiu outra sensação.

Eu queria fazer mais.

Queria mergulhar ainda mais nesse universo.

Criar eventos.

Pensar espaços.

Planejar stands.

Entender cada vez mais como uma marca pode ocupar um ambiente e transformar aquele espaço em experiência.

Trabalhar com operação, hospitalidade, fornecedores, conteúdo, ativações e todas aquelas engrenagens que precisam funcionar juntas para que um projeto saia do papel.

O CIMI360 me mostrou, na prática, algo que eu já vinha construindo profissionalmente:

marketing, para mim, nunca foi apenas comunicação.

Evento também é marketing.

Um estande comunica.

A forma como uma marca recebe alguém comunica.

A programação comunica.

A experiência que criamos comunica.

Até aquele café que está disponível quando alguém precisa parar alguns minutos no meio de um grande evento faz parte da experiência.

Hoje, essa interseção entre estratégia, eventos, espaços, relacionamento e experiência de marca é um caminho no qual quero mergulhar cada vez mais.

O CIMI360 terminou no dia 28 de agosto.

Mas, profissionalmente, alguma coisa começou ali para mim.

Hoje entendo ainda melhor por que gosto tanto dos bastidores.

Porque fazer eventos é trabalhar durante meses para criar algumas horas ou alguns dias que precisam permanecer na memória de quem esteve presente.

E talvez uma das melhores definições desse trabalho seja justamente esta:

fazer tudo acontecer para que, quando as portas se abram, o público enxergue a experiência e não todo o trabalho que foi necessário para construí-la.